灵活运用你的每一天,专为团队而生的Synology Cale

2020-05-22    收藏546
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挨踢路人甲不是大老闆,只是一个小小的MIS员工,记得以前都是使用手本行事曆来协助管理日常的活动,掌上型的Palm推出后,电子行事曆就一直跟随我成长,从此之后经过WinCE到Android系统,电子行事曆就一直协助管理我的日常活动,Google 日曆是目前最多人使用的行事曆,虽然免费又好用,但台湾中小企业很少将邮件或行事曆放在公有云上,况且Google商业版也不是免费的,,Synology Calendar 以私有云的环境为出发点,为团队而生的行事曆,可有效的团队排程、轻鬆将活动分享给团队的所有成员,赶快来体验灵活运用每一天的Synology Calendar。

灵活运用你的每一天,专为团队而生的Synology Cale

目前为止,电子邮件还是企业的主要通讯工具之一,网路的普及,邮件似乎形成了网路上的认证方式之一,但面对企业而言,个人行事曆已无法满足需求,为团队应运而生的行事曆才符合目前社会的脚步,Synology Calendar 支援个人多行事曆与共享行事曆,也提供公开分享行程与每日行程表功能,重点是只要Synology NAS就能免费使用,与Synology Office、Chat、MailPlus整合,就让我们来看看这个私有云的行事曆套件。

Synology Calendar安装与个人资料设定

之前还是测试版,11/24后已经推出正式版,直接在套件可以看到,点选Calendar套件来安装与开启吧!

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当安装结束即可在主选单上看到Claendar应用程式套件图示,点选来执行体验云端的行事曆。

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Synology Calendar主画面走的是清爽的介面风格,左边侧栏(红色框)有应用程式启动区、搜寻、通知中心、移动至、说明、设定与最下方是个个人帐号功能钮,蓝色框内为行事曆的活动区,右边绿色框内有日曆、多行事曆与每日行程表显示区。

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行事曆活动显示区的操作很简单,主要是红色框内的前一个月、后一个月与今天,而右边蓝色框内有筛选活动的状况与活动显示的方式。

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以月的活动显示画面。

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以週的活动显示画面。

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以日的活动显示画面。

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接着来进行一些个人的帐号设定,左侧栏最底下有个帐户的图示,点选并选择「个人资料设定」。

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进入个人的基本设定,在【个人资料】分页画面上有大头照、暱称、电子邮件与语言介面的选择。

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【电子邮件帐号】分页上,你可以新增指定邮件帐号,邮件提供者的支援除了自家的MailPlus外,较具知名的厂商都有支援,其实不必捨近求远啦!Synology MailPlus就相当好用了。

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电子邮件帐号可以指定多组认证,但只能有一组设定预设的电子邮件帐号。

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建立与汇入行事曆

Synology Calendar支援多个行事曆,你可以为专案、公司或个人建立不同的行事曆,也可汇入Google的*.ics行事曆档。例如挨踢路人甲按下「新增」来增加一个行事曆。

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输入一个行事曆的名称,并指定颜色后按下〔储存〕。

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你将会看到除了自行建立的「ERP Framework 升级」行事曆外,有一个预设的「My Calendar」的行事曆,此行事曆是系统预设的给你的主要行事曆,除了不可以分享外,也不能删除。

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不过倒是可以变更行事曆名称与颜色。

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了解新增行事曆后,来试试汇入行事曆的功能,笔者以Google的行事曆汇入测试,在汇出时有3个ics档。

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笔者试着一一的汇入,结果有一个ics档无法汇入成功,或许我的行事曆太複杂了吧!再试公司其他同仁的Google行事曆却OK,笔者暂时找不出原因,或许笔者的人品不好吧!附上笔者Google行事曆,老实说工作排得满满的,MIS人员真命苦。
(经过几天的测试,终于找到汇入格式不符的原因,原来是2014年笔者开始使用Google行事曆,当时有汇入专属机器的行事曆资料,因此将2014年前的特殊资料移除后重新产生ics档,再汇入Synology Calendar就OK了,若有人也遇到此问题,可以参考看看)

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除了支援汇入其他行事曆外,也支援 CalDAV 格式以便和其它行事曆软体互通有无。

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挨踢路人甲相当喜欢每日行程表的功能,其实就是快速显示那一天的行程表功能,因为笔者习惯活动区的显示,喜欢以月显示方式来看整个月的活动,要查看某日的行程只要右边最底下选择今天即可往上滑动显示今天的所有行程,想要看某一日也很容易,选择点某一天,下方会出现点选的日期,再点选出现的日期即可如下图所示。

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建立活动与邀请

活动是行事曆最基本的行程安排,行事曆主视窗中,将滑鼠指标移至你想要新增活动的日期上,点选滑鼠一下即出现活动的新增小视窗,输入活动的名称并指定哪个行事曆,假如你没有建立任何行事曆,预设值就是My Calendar,按下〔建立活动〕即可快速建立一个新活动,不过笔者建议选择「编辑详细的资讯」较实用。

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挨踢路人甲将自己的习惯以步骤的方式图解如下,首先在时区上先确认是整日活动与重複性,因为活动预设值都是整天,整天的条件下时间是无法选择,这也是笔者习惯以时区区块为首要步骤,看图说故事,应该不难理解。

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假如你有勾选「重複的活动」,其实就是要设定週期性的工作。「类型」是指日、週、月、年的週期选择,「每隔」是指间隔数,「重複方式」有每月第几天或星期几,「结束日期」是指是结束后要行为。

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有时想要建立的活动并不是直接画面上看到的日期,或许你可以移动到显示的日期再建立活动,这样感觉有些不便,再左侧栏上有个移动至功能钮,可以快速地移动到你指定的日期以方便你建立新活动,这个功能真的很实用哦!

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一旦活动建立完成后,会在日曆上显示活动的名称,点选一下即可带出显示时间与地点的提示视窗,想要更改或查看更多的资讯,则可以点选红色框上的编辑图示。

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在编辑活动的视窗上,可以修改之前输入的活动内容,例如下图变更不同的行事曆。

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假如你觉得这个活动需要邀请某人参与,也可在受邀名单下选择邀请的人员。

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被邀请的人员会在通知中心上出现一则邀请的讯息。

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果然被邀人在指定的是日期上出现邀请的活动,不过此时的活动上有个?号,点选出现参与的选择小视窗,你可以选择参加、可能参加或不参加,笔者试着选择「参加」。

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当被邀请人决定参与的方式后,邀请人也会在通知上出现选择状况的讯息,进入编辑活动画面上,可以很清楚看到被邀请人的回答状况。

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假如被邀请人后悔了,可以再次进入重新选择。

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有时活动行程太多,无法在画面上全部显示,如下图所示会出现「2more」,表示还有两个活动未显示,点选即可看到全部的活动。

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善用设定的功能

Synology 推出的私有云平台上的无缝办公室协同合作套件 – Synology Collaboration Suite,都是走清爽的介面风格,当然Calendar 行事曆也一样在左边有个侧边快速功能栏,先来看看此齿轮图示钮的设定内容。进入设定画面上有5个主要分页内容,【一般设定】分页有日期与时间格式的样式的选择、每週开始日的指定、时间、与预定提醒时间。

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假如你有多个行事曆,这个分页上列出可以管理编辑与删除的行事曆,也可汇出行事曆给来备份或给其厂商汇入。

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通知设定除了可以使用电子邮件通知外,也可以指定浏览器的讯息通知方式,不过浏览器的通知须外挂扩充元件才行,所以点选〔启动浏览器讯息通知〕。

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此时会转向出现如下图并按下〔立即安装〕来新增扩充功能。

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笔者的浏览器是Google Chrome,成功后会出现在右上方一个小图示,且页面会出现配对成功的中文。

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发测试通知一下,果然会在浏览器的右下方出现一个提示通知讯息窗。

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回到设定上的【已配对】分页画面,你也会看到刚刚配对成功的Chrome浏览器与版本。

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【事件】分页就是指定发生事件时,是否要送出讯息的方式。

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分享与他人共用行事曆

行事曆的分享是一个相当不错功能,主要是与他人一起共用行事曆,但每个人都有隐私,这时多行事曆的功能就发挥作用了,因为你不可能将行事曆上所有的活动都分享他人,例如建立一个PM1专案计画行事曆,这个行事曆是专案的人一起共用,这样就不会与我个人的行事曆混在一起,且也可以让对方查看您的行程。要与他人共用行事曆很简单,在想要的行事曆名称右边的倒三角图示按下滑鼠,选择分享即可进入设定。

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分享他人共用行事曆可以公开分享或分享给DSM的使用者,笔者先分享给DSM使用者,记得要指定分享的权限是仅读取还是可以编辑,其实就是自己要先决定要让对方仅查看您的行程,还是一起共通编辑使用行事曆。例如lily使用者分享的一个PM1的行事曆给itwalker,希望藉这彼此来调整活动的时程,所以指定能编辑行事曆的权限(假如仅是希望itwalker查看而已,那就设定唯读)。

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此时itwalker行事曆上的通知中心,就会看到一则分享的行事曆PM1讯息。

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右下角的「其他行事曆」下方出现lily分享共用的行事曆PM1,行事曆上的画面上也出现同颜色的活动。

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往后只要在新增的活动上,将行事曆指定到PM1上,共享PM1行事曆的使用者均会同时现现此活动,这样lily与itwalke就可以同时编修这个活动。

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假如这个共用行事曆影响到你的行事曆视觉,你也可以点选此行事曆上的活动隐藏起来,隐藏起来的行事曆,其前方圆形颜色会变成中空白色。

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有时分享他人行事曆是要公开给非DSM的用户,那你可以选择公开分享的方式,公开分享仅能设唯独,其实就是将产生的连结分享出去而已。

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一般使用者只要利用此连结即可查看到此分享的公开行事曆,你只能有检视活动的权限。如笔者接了一个人事专案,想让客户了解目前专案的状况,你可以使用公开分享,让客户安心与了解目前的进度。

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